Unser Kunde (Dienstleistungsunternehmen) ist auf die intensive Kommunikation mit der Außenwelt angewiesen. Die technische Unterstützung dieser Kommunikationsprozesse war jedoch nur unzureichend gegeben: zuwenig Fax-Geräte, keine zentralen Adressdaten, keine individuellen E-Mail-Adressen usw. Hierdurch wurde die tägliche Arbeit erheblich erschwert - sowohl gegenüber Kunden und Lieferanten als auch intern.

Daher wurden wir beauftragt, ein Kommunikationskonzept zu erarbeiten und umzusetzen. Bereits vorhandene technische Möglichkeiten sollten dabei berücksichtigt werden.

Das Projekt wurde mit ConVisory in folgenden Schritten durchgeführt:

• Analyse der technischen Infrastruktur
• Erarbeitung von Fragebögen zur Erhebung der Kommunikationsanforderungen und Mengengerüste
• Präsentation der Fragebögen und Erhebung erster Anforderungen (Workshop)
• Beantwortung der Fragebögen durch die Mitarbeiter unseres Kunden
• Auswertung der Fragebögen
• Gewichtung der Kommunikationskanäle und Analyse von Nutzenpotenzialen
• Entwicklung eines Sollkonzeptes
• Erarbeitung eines Maßnahmenkataloges und Priorisierung der Maßnahmen
• Umsetzung der Maßnahmen
• Schulung der Mitarbeiter
• Begleitung in der täglichen Praxis

Bereits mit Umsetzung der ersten Maßnahmen konnte mit kleinem Aufwand ein großes Ergebnis erzielt werden:

• Senkung der Kommunikationskosten
• Beschleunigung der Kommunikationsprozesse
• Vermeidung von unproduktiven Wartezeiten
• Einführung neuer Kommunikationsmedien (z. B. E-Mail, Fax-Server)
• schrittweise Weiterentwicklung auf Basis aufeinander abgestimmter Maßnahmen